Sistem Penggelolaan Arsip di Perpustakaan Reksa Pustaka Pure Mangkunegaran Solo

Puri Mangkunegaran dibangun pada tahun 1757 oleh Raden Mas Said yang lebih dikenal sebagai Pangeran Sambar Nyawa, setelah penandatanganan Perundingan Salatiga pada 13 Maret, dua tahun pasca dilaksanakannya Perjanjian Giyanti yang isinya membagi pemerintahan Jawa menjadi Kesultanan Yogyakarta dan Kasunanan Surakarta oleh VOC pada 1755. Raden Mas Said kemudian menjadi Pangeran Mangkunegara I. Seperti bangunan utama di keraton Surakarta dan keraton Yogyakarta, Puri Mangkunegaran mengalami beberapa perubahan selama puncak masa pemerintahan kolonial Belanda di Jawa Tengah. Perubahan ini tampak pada ciri dekorasi Eropa yang populer saat itu.

          Puri Mangkunegaran merupakan salah satu pusat pemerintahan di Surakarta. Sebagai suatu sistem pemerintahan yang berkembang dari masa ke masa, Mangkunegaran memiliki beberapa arsip yang layak untuk diteliti dan dimanfaatkan dalam ranah ilmu pengetahuan. Sistem waris yang masih dianut secara tetap menjadikan raja di Mangkunegaran masih memiliki hubungan darah satu sama lain, sehingga tak menutup kemungkinan melakukan perbandingan pembuatan kebijakan di zaman yang berbeda melalui studi ilmu kearsipan.

          Turut serta dalam pengembangan ilmu pengetahuan, khususnya di bidang sastra dan kebudayaan, kini Puri Mangkunegaran melalui Perpustakaan Reksa Pustaka dapat dinikmati oleh masyarakat umum untuk mencari data yang diperlukan. Sumber-sumber data tersebut juga dapat ditemukan di dalam arsip yang tersimpan di sana.

1.              Jenis arsip yang tersimpan di Reksa Pustaka Mangkunegaran

Arsip yang tersimpan di Reksa Pustaka berasal dari dokumen-dokumen pemerintahan Mangkunegaran, khususnya Mangkunegaran IV – VIII. Ada berbagai jenis arsip yang tersimpan di sana. Arsip-arsip tersebut termasuk dalam arsip statis karena pada saat ini sudah tidak digunakan lagi. Misalnya arsip masa Mangkunegaran V sudah tidak digunakan lagi secara aktif pada masa Mangkunegaran VI. Namun arsip tersebut sekadar digunakan sebagai referensi di masa-masa selanjutnya.

Jenis arsip yang tersimpan di Mangkunegaran antara lain:

a.    Tekstual

Merupakan jenis arsip yang tertulis dalam lembaran. Contoh: arsip tentang pengadaan olahraga, arsip tentang pemberantasan penyakit.

b.    Peta

Merupakan jenis arsip berupa gambaran atau lukisan pada kertas yang menunjukkan letak suatu wilayah. Contoh: Peta wilayah kekuasaan Mangkunegaran.

c.    Foto

Merupakan jenis arsip yang berupa potret atau gambar dalam bentuk cetak mengenai suatu keadaan yang nyata. Contoh: foto bendahara Mangkunegaran beserta dayang-dayangnya, foto pabrik karet, foto prajurit dan tentara, dan lain sebagainya.

d.   Video

Merupakan jenis arsip berupa rekaman gambar hidup suatu kegiatan di masa pemerintahan Mangkunegaran. Contoh:  Video pagelaran seni Mangkunegaran.

e.    Kaset

Merupakan jenis arsip berupa rekaman suara. Contoh: Kaset tembang-tembang Jawa, macapatan.

2.             Cara mengelompokkan arsip di Reksa Pustaka Mangkunegaran

          Reksa Pustaka Mangkunegaran menyimpan banyak koleksi arsip. Semua koleksi tersebut dikelompokkan berdasarkan berbagai aspek untuk mempermudah  pengelolaan arsip. Pengelompokkan arsip bukanlah hal yang sepele, karena kesalahan pengelompokkan dapat berakibat fatal. Salah satunya dapat mempengaruhi pembuatan kebijakan di masa yang akan datang karena dokumen-dokumen lampau masih saja digunakan sebagai referensi Apabila arsip yang dikelompokkan masuk ke dalam kelompok yang salah, maka arsip tersebut akan sulit untuk ditemukan kembali karena sistem penyimpanan telah menggunakan kode-kode tertentu.

          Arsip di Reksa Pustaka dikelompokkan berdasarkan periode Mangkunegaran. Mulai dari Mangkunegaran IV sampai Mangkunegaran VIII. Dari tiap periode Mangkunegaran tersebut dikelompokkan kembali berdasarkan kegiatan, antara lain menjadi   arsip keuangan, arsip kemiliteran, arsip perusahaan, arsip olahraga dan arsip lainnya.

3.             Penerapan prinsip-prinsip pengelolaan arsip di di Reksa Pustaka Mangkunegaran

a.    Pengumpulan Arsip

          Arsip-arsip di Mangkunegaran mulai dikumpulkan dan disimpan saat satu periode pemerintahan raja berakhir. Hal ini dilakukan berdasarkan sistem pemerintahan yang selalu membuat peraturan baru saat raja baru naik tahta, sehingga peraturan-peraturan lama secara otomatis tidak lagi digunakan dan langsung diarsipkan. Ruang arsip di puri Mangkunegaran ini hanya menyimpan arsip-arsip raja yang telah meninggal, sebab seorang raja akan menyimpan sendiri naskah-naskah yang berkaitan dengan pemerintahannya sampai ia mangkat.

b.    Pengolahan Arsip

          Pengelolaan arsip, dalam hal ini memanfaatkan arsip sebagai kebutuhan penelitian dan ilmu pengetahuan saat ini dikelola sepenuhnya oleh bagian arsip. Di bagian tersebut, pengunjung tidak diperkenankan mengambil arsip sendiri, namun dilayani oleh petugas. Arsip-arsip tersebut sebagian besar juga telah disalin untuk memperkecil risiko kerusakan. Hal ini bertujuan agar arsip yang kondisi kertasnya sudah lapuk tidak semakin rusak. Pengunjung hanya bisa menuliskan nomor arsip sesuai dengan kode dalam katalog untuk kemudian diambilkan oleh petugas. Pengunjung pun tidak dapat masuk ke ruang perpustakaan, namun mereka dapat membaca arsip maupun salinannya tersebut di ruang baca yang telah disediakan.

c.    Retensi Arsip

Retensi arsip adalah cara penyimpanan arsip agar terhindar dari kerusahan. Untuk arsip-arsip di Reksa Pustaka, sebelum disimpan biasanya akan dilapisi dengan tisu Jepang terlebih dahulu, kemudian dimasukkan ke dalam kotak kardus khusus dan dikelompokkan berdasarkan jenis arsip. Selanjutnya disimpan di rak-rak berkaca dengan suhu tertentu untuk menjaga keawetan kertas

d.   Pemusnahan Arisp

Belum pernah ada pemusnahan arsip di Reksa Pustaka dengan alasan untuk menghormati raja-raja yang telah berjasa memimpin Puri, serta pentingnya sumber-sumber informasi yang dapat diperoleh dari dokumen tersebut. Biasanya arsip-arsip di sana musnah dengan sendirinya karena usia atau keadaan alam (dimakan ngengat, kutu buku, rayap, atau jamur). Keadaan yang memusnahkan arsip secara alami ini memang tidak bisa dihindarkan akan datang lebih cepat karena alasan pengelolaan yang kurang maksimal dari pihak Puri jika tak mendapatkan bantuan dari Badan Arsip Nasional maupun Badan Arsip Daerah.

4.             Struktur Kerja Pengelola Arsip di Reksa Pustaka Mangkunegaran

          Bagian arsip Reksa Pustaka dikelola oleh Basuki. Meski tak berasal dari keluarga keraton, namun Basuki rela mengabdikan diri untuk melestarikan budaya dengan menjadi pengelola  bagian arsip sejak 1989 hingga saat ini.         Perlu diketahui bahwa struktur kerja pengelola reksa Pustaka di Mangkunegaran, terdiri atas beberapa bagian:

a.    Khusus Naskah

b.    Khusus  Arsip

c.    Khusus Transkripsi

d.   Kyai Sepuh yang bertugas membaca tulisan  Jawa

          Bagian-bagian tersebut masing-masing dikelola oleh satu orang dengan alasan agar pengelolaan dapat berjalan dengan lebih fokus. Di samping itu belum ada sumber daya manusia yang mau mengabdi sebagai pengelola di Mangkunegaran, terutama generasi muda.

5.             Kendala dalam pengelolaan arsip di Reksa Pustaka Mangkunegaran

a.    Kendala Sumber Daya Manusia

          Perpustakaan Mangkunegaran pada bagian arsip hanya dikelola oleh Bapak Basuki seorang diri, beliau adalah orang yang lebih mengetahui kondisi dan tata letak arsip-arsip. Terkadang ketika pengunjung sedang ramai, petugas dari bagian lain juga turut membantu, namun tak banyak informasi yang didapatkan mengingat hanya Pak Basuki yang tahu secara keseluruhan masalah pengelolaan arsip tersebut.

          Adanya rencana penambahan sumber daya manusia pada perpustakaan ini selalu akan diterima. Namun, dengan catatan bahwa perpustakaan ini bergerak dalam lembaga sosial bukan sebagai pegawai negeri yang mempunyai gaji tetap. Bahkan mengenai gaji SDM di sini bukanlah gaji UMR. Sehingga, jika ada yang bersedia membantu pengelolaan perpustakaan ini hanya diberi pilihan apakah bersedia atau tidak.

b.    Kendala Tempat

          Perpustakaan Mangkunegaran mempunyai tempat yang cukup luas. Namun, jika dikhususkan lagi mengenai ruang baca arsip maka sebenarnya akan lebih baik jika diperluas lagi. Tetapi di sisi lain mengenai adanya peraturan kraton yang tidak boleh seenaknya memindah, memperluas, memperbarui, merubah bangunan yang ada bahkan mengenai warna cat tembok, jendela sudah terdapat aturannya sendiri. Maka perpustakaan Mangkunegaran pun memang sudah diletakkan di wilayah kraton pada bagian tersebut. Sehingga, mengenai ruang baca arsip pun sudah diberi jatah ukuran sedemikian rupa di dalam perpustakaan.

          Penjelasan yang lebih rincinya mengenai bangunan, misalnya seperti bentuk jendela dan pintu yang akan diperbarui atau direnovasi maka bentuk dan ukuran pun harus sama persis seperti yang ada sebelumnya, tidak boleh diubah. Begitu pula dengan warna cat juga tidak boleh seenaknya menggantinya. Warna cat yang akan dilakukan pembaruan atau direnovasi maka harus berwarna sama persis seperti aturan yang ada, tidak boleh terlalu tua dan terlalu muda dalam pemilihan warnanya.

c.    Kendala mengenai masalah dana

Dalam Pengelolaannya, perpustakaan Reksa Pustaka mendapatkan bantuan biaya langsung dari istana dan biaya pengelolaan dan pelestarian cagar budaya. Bantuan biaya ini meliputi biaya perawatan gedung dan biaya sirapnya : pendopo, kraton. Namun sangat disayangkan mengingat tidak adanya bantuan pengelolaan koleksi.

          Pengelolaan naskah ternyata lebih sulit dibandingkan pengelolaan arsip-arsip yang tersedia tersebut. Hal ini dikarenakan masalah fisik naskah dan arsip itu berbeda. Naskah terdiri dari beberapa bendel yang tebal-tebal, sedangkan arsip hanya lembaran-lembaran yang disampul agar tidak rusak lalu diwadahkan ke dalam box-box kardus dan ditata rapi. Berbeda dengan naskah yang harus dirawat dengan sistem tertentu agar lebih terjaga dan awet karena merupakan suatu aset.

          Tentang arsip, tulisan yang termuat di dalamnya sudah huruf latin. Dahulu sebelum diklasifikasikan lebih ringkas, arsip-arsip Mangkunegaran ini terdiri dari lembar-lembar yang lebih kecil lagi dan sangat sulit untuk mencarinya jika terdapat keperluan. Kemudian setelah berkembangnya zaman, maka diadakan penyusunan arsip dengan lebih rapi agar mudah dicari.

6.             Naskah yang disimpan di Reksa Pustaka ada beberapa jenis, menurut informasi yang kami dapatkan dari Bapak Basuki sebagai berikut.

a.    Bahasa, menurut bahasanya ada tiga kelompok besar yaitu;

1)    Bahasa Jawa

2)   Bahasa Belanda

3)   Bahasa Arab berbahasa Jawa

b.    Bidang-bidang keilmuan: Sejarah, Tinulang, Sastra, Wayang, Karawitan, Tari, Adat istiadat, Primbon, Hukum, Pariwisata, Pertanian, Kesehatan, Flora, Fauna, Dongeng, Warna-warni, Batik

7.             Cara mengelompokkan naskah di Mangkunegaran berbeda dengan cara mengelompokkan arsip. Pengelompokan arsip sesuai dengan tahun munculnya arsip tersebut atau sesuai dengan periode arsip tersebut digunakan. Naskah-naskah kuno sendiri dikelompokkan sesuai dengan bidang-bidang keilmuan yan ada atau sesuai dengan isi kandungan naskah-naskah tersebut.

8.             Perawatan naskah-naskah kuno:

a.    fumigasi atau penyiangan

b.    pemberian kapur barus,

c.    pembuatan kotak naskah

d.   digitalisasi

e.    restorasi, dengan pemberian tisu Jepang

f.     laminasi, dipentingkan dan diutamakan pada naskah-naskah yang hampir punah atau rusak.

g.    transliterasi

h.   terjemahan

i.      almari khusus penyimpan naskah kuno

j.      perawatan sehari-hari, seperti menjaga kebersihan, tidak boleh membawa makanan dan minuman, dilarang merokok, mengopi

          Perawatan untuk arsip di Mangkunegaran seperti hal nya yang dilakukan untuk naskah kuno di atas. Bedanya terletak pada didigitalisi, transliterasi, dan terjemahan. Naskah-naskah kuno mendapatkan perawatan seperti di atas, sedangkan untuk arsip sendiri tidak ada proses digitalisasi, transliterasi, dan terjemahan. Arsip di Reksa Pustaka sendiri mendapatkan bantuan dari Badan Arsip Nasional Jakarta. Setiap tahunnya Badan Arsip Nasional akan memberikan bantuan pada Arsip Reksa Pustaka dan biasanya berupa tisu Jepang yang belum dapat diproduksi Indonesia, sehingga perlu impor dari Jepang.